Sistema Control de Costos

El sistema de control de costos cuenta con una serie de submódulos integrados (pedidos, ordenes de compra, inventario de materiales, contratación, registro de facturas, reformas, actas de obra, enlace contable, análisis de costos) que permiten controlar los costos directos de un proyecto a través de un proceso de integración.

El sistema de costos directos tiene implementado los modelos de costos por salidas de almacén y facturación. El sistema de control de costos esta enlazado con el sistema administrativo y Financiero, permitiendo que el registro de las facturas en las obras alimenten en línea y tiempo REAL el ERP Stone sin tener que hacer procesos de digitación y sin que las personas de las obras tengan que conocer de procesos contables.

Nuestro sistema de costos puede ser ejecutado remotamente, permitiendo que los datos sean almacenados en una base central de datos.


Características Generales

  • Integración en línea y tiempo real  con el sistema ERP Stone sin realizar procesos de redigitación de documentos.
  • Costeo de Inventario de materiales por promedio o último precio.
  • Aplicación de costos por Actividad o Subcapítulo.
  • Utilización de los métodos de salidas de almacén y facturación.
  • Control de cantidades por centros de ubicación.
  • Análisis de desfases por cantidad y precio.
  • Análisis y cuantificación de obra adicional, extra o disminuida y reformas.
  • Proyección del presupuesto de obra faltante.
  • Consolidaciones de proyectos.
  • Comportamiento histórico del proyecto.
  • Administración de requisiciones.
  • Administración de órdenes de compra.
  • Administración de Inventarios.
  • Administración de Contratos ( Mano de obra, Suministro o a todo costo).
  • Administración de Actas de cobro.
  • Gráficas de resultados de análisis de costos.
  • Enlace directo con Excel para realizar otros análisis de datos.
  • Permite visualizar el Flujo de Costos por periodo.
  • Posee opciones de control de Verificación de resultados de costos.
  • Registro de factura y control de facturas dobles.
  • Chequeo de resultados.
  • Manejo de bitácora de obra.
  • Configuración de opciones por usuario.
  • Permite la anulación de los cierre.
  • Permite realizar proceso de precierre.
  • Permite realizar procesos de cierre a una fecha determinada.
  • Permite modificar el presupuesto base de control.
  • Permite el registro de las memorias en cada cierre.
  • Administración de costos por centro de ubicación.
  • Administración de unidades de pago diferentes a las unidades presupuestadas con procesos de conversión automáticas.
  • Calculo de cantidad de obra ejecutada automáticamente con base en las acta de obra de los contratistas.

Integración de submódulos

Submódulo de Compras

Este submódulo administra las funciones de compras bien sea centralizadas o descentralizadas en cada una de las obras de la Compañía.

  • Manejo de requisiciones o solicitudes de los materiales de las diferentes obras al área de compras de las Compañía.
  • Control de aprobación de las requisiciones realizadas en obra.
  • Solicitud de cotizaciones a proveedores.
  • Análisis de cotizaciones de los proveedores.
  • Generación de ordenes de compras manuales, con base en las cotizaciones o automáticas a partir de las listas de precios de los proveedores realizando análisis de valor presente neto.
  • Control del estado de las ordenes de compra.
  • Control de las modificaciones a las ordenes de compra.
  • Análisis de las ordenes de compra en la compañía
  • Manejo de anticipos y amortizaciones a proveedores.
  • Disponibilidad de las ordenes de compra para el área de inventarios.

Submódulo de Equipos y Herramientas

Este submódulo administra las funciones de registro y control de los diferentes equipos y herramientas  que se requiere la obra para su proceso de ejecución.

  • Permite el registro del equipo propio o alquilado.
  • Permite el registro de equipo alquilado a través de una orden de alquiler.
  • Permite y controla las salidas de equipo para uso interno en la obra.
  • Permite el traslado de equipo propio entre obras.
  • Permite visualizar el kardex del equipo.
  • Permite el registro de la devolución del equipo alquilado.
  • Permite liquidar el equipo alquilado y confrontarlo con la factura del proveedor de equipos.
  • Confronta el inventario teórico con el físico y realiza las nivelaciones del mismo.
  • Permite conocer el saldo de inventario por proveedor del equipo alquilado.
  • Permite actualizar las listas de precio del proveedor a partir de la información suministrada por el proveedor en formato de excel.

Submódulo de Inventarios

Este submódulo administra las funciones de registro tanto de entradas como de salidas de materiales en las obras.

  • Manejo del inventario centralizado o descentralizado.
  • Manejo de inventario por proyecto o por obra.
  • Permite la valorización de los inventarios por promedio o último precio.
  • Permite realizar procesos de cálculo de inventario a una fecha determinada.
  • Permite el registro de entradas de material  con o sin ordenes de compra.
  • Permite salidas de material en forma directa a un centro de costos del proyecto.
  • Permite salidas de material con insumos asociados.
  • Permite salidas de materiales para otras etapas del proyecto cuando hay un sólo almacen en el proyecto.
  • Permite el reintegro y devoluciones de material a los proveedores o la obra.
  • Permite conocer en tiempo real el saldo y el costo del inventario.
  • Permite ajustes del inventario por problemas de almacenamiento o pérdida de material.
  • Permite exportar el inventario o el movimiento a excel.
  • Controla y verifica las remisiones de los materiales relacionadas en las facturas.
  • No permite correcciones a los movimientos en forma directa sino a través de una contrapartida.
  • Permite visualizar el histórico y el comportamiento de los materiales en el transcurso de  toda la obra.
  • Permite el traslado de materiales entre inventarios de las obras.
  • Permite visualizar los saldos de inventario de un material en las diferentes inventarios de las obras.
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Submódulo de Contratos

Este submódulo administra la información de los contratos que se definen en una obra, permitiendo clasificar por especialidad. El sistema cuenta con una base central de constratistas, una lista de precios de referencia y posibilidad de confrontar los precios de la mano de obra que se están pagando en cada una de las obras.

  • Registro  y definición de contratos.
  • Control de aprobaciones de los contratos local o remotamente.
  • Manejo de otros sí en los contratos.
  • Manejo de reajustes.
  • Registro y control de las pólizas de los contratos.
  • Chequeo de vencimientos de pólizas de contratos.
  • Verificación y estados de contratos por obra y general de la compañia.
  • Generación automática del Iva, Fic,  retención de garantía.
  • Control de manejo de anticipos y amortizaciones.
  • Control de topes de pago en cantidades y precios.
  • Pago de mano de obra por unidades terminadas.
  • Manejo de Minutas de contrato.
  • Generación de actas de obra.
  • Importación de la cantidad de obra en formato excel.
  • Enlace con el sistema contable para el proceso de pago del acta y  calculo automático de las retenciones.
  • Definición y control de las unidades de pago.

Submódulo de Reformas de Obra

Este submódulo administra las funciones de registro y control de las reformas planteadas por los clientes en cada uno de los proyectos en construccion.

  • Permite el registro único de los clientes en la compañia.
  • Permite cotizar el valor de la reforma.
  • Permite Aprobar y Desaprobar las reformas realizadas por los clientes.
  • Permite un manejo diferencial de aiu tanto para items nuevos como para los items a retirar en las reformas.
  • Permite conocer las reformas por item a realizar en la obra.
  • Permite costear el valor de la reforma.
  • Permite el registro del costo, el valor de lo facturado y pagado por cliente.
  • Permite conocer el estado del costo por cliente.
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Submódulo de Actas de Obra

Este submódulo administra las funciones de registro y control de la medición de la obra reportada en las  actas de obras, el estado de cuenta con el contratante de la obra y el análisis comparativo entre el costo de la obra y lo facturado al contratante.

  • Permite la generación de la acta de obra con base en la cantidad aprobada por interventoría.
  • Permite Generar actas de obra con codificación deferente al del código del item en control de costos.
  • Permite la modificación de las actas generadas.
  • Permite registrar el recaudo del acta.
  • Permite conocer el estado de las actas tanto individual como el general. Presentando el valor del acta, lo recaudado y el saldo pendiente.
  • Permite conocer la comparación entre los costos reales y lo facturado.
  • Permite consolidar actas de obra por cliente.

Submódulo Integrador

Este submódulo administra las funciones de cruce y análisis de costos generados por los diferentes  movimientos (Materiales, Mano de obas, Equipos, Transportes, administrativos etc), permitiéndole al usuario poder visualizar los resultados en sus diferentes  niveles, a través de una serie de consultas o listados.

  • Posee opciones de AUTOVERIFICAION que garantizan que los  resultados sean confiables.
  • Permite realizar precierres de costos.
  • Permite realizar cierre de costos a una fecha determinada no tienen que ser períodos mensuales.
  • Permite visualizar los costos del período actual del cierre.
  • Permite visualizar los costos del período siguiente por fuera de la fecha de corte.
  • Permite conocer el comportamiento histórico de los desfases de los proyectos.
  • Permite proyectar los costos de la obra faltante REAL.
  • Permite anular el cierre de un período o de todos los períodos,
  • Permite visualizar los resultados por niveles de costos (Capítulos, Subcapítulos o Items).
  • Permite visualizar los costos por insumos (Materiales, Mano de Obra, Equipos, Administrativos) en los capítulos, subcapítulos, actividades o centros de ubicación.
  • Permite visualizar el flujo de costos por períodos.
  • Permite conocer el comportamiento de los apus en la ejecución de los proyectos.
  • Permite calcular los costos a una fecha determinada y presentarla por pantalla o impresora.
  • Permite registrar las memorias de los análisis de costos por periodo.
  • Permite el costeo de las reformas solicitadas por los clientes.
  • Permite la distribución del presupuesto base y faltante..
  • Permite conocer la comparación entre los costos reales y los teóricos.
  • Permite modificar la base del control de costos.
  • Permite consolidar varios proyectos para analizar el resultado global.

Submódulo de Enlace Contable

Este submódulo ofrece funcionalidades que le permite a los usuarios de SAO poder generar información contable para otros sistemas que no hace parte de la integración de SAO con el  ERP Stone, permitiendo que la información capturada en SAO pueda ser aprovechada por otros sistemas Contables.

  • Permite registro de proveedores con sus parámetros tributarios.
  • Permite la parametrización de las obras hacia la parte contable.
  • Permite generar consecutivos de documento.
  • Permite ver el asiento contable.
  • Permite parametrizar los impuestos locales y nacionales.
  • Permite marcar y desmarcar los documentos que van a ser enviados  a la contabilidad.
  • Permite el control de documentos exportados a contabilidad.
  • Permite exportar los asientos generados en los documentos registrados en SAO.
  • Permite convalidad los documentos enviados a contabilidad.
  • Permite consultar el historial de documentos convalidados periodo a periodo con contabilidad.
  • Permite el control de exportaciones por perfil de usuario.

 

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