ERP SAOINova contempla dentro de su estructura, en su Base de Datos, el registro único de los datos de identificación y localización de cada Persona Natural o Jurídica, con la cual se establece cualquier tipo de relación comercial. La definición de la información de los terceros contribuye al sistema por cuanto: Solamente puede existir un registro por Persona o Entidad, identificándose por su Cédula o NIT, para todas las tareas en las cuales participe a nivel Financiero. Eliminación de la redundancia de información cuando la misma se ingresa independiente para cada actividad. Mayor facilidad para obtener información Analítica o de tipo Estadístico a nivel de Número de Identificación. Optimización de los procesos transaccionales o de emisión de información a nivel de consulta en pantalla y/o impresa.

Gran parte del resultado en la utilización del ERP SAOINova depende de la definición del Catálogo de Cuentas o Plan Contable (PUC), pues su filosofía y estructura gira alrededor de sus cuentas y las características y alcances de cada una. ERP SAOINova cuenta con una estructura totalmente flexible en la cual el usuario define el número de dígitos que requiere cada nivel, con lo cual podrían definirse para cada Entidad estructuras diferentes, o modificarse en un futuro la estructura inicial sin requerirse cambios en ningún programa del Sistema. En el Plan Contable se registran para cada cuenta además de su Código, su Nombre y paramétricamente sus características, dentro de las cuales se identificará si: Sus movimientos reportan a un Anexo Tributario y por qué concepto tributario se reporta, organizando la información tributaria que deba suministrarse a las entidades de vigilancia y control del Estado. Si es Presupuestal, es decir si permite el manejo de la asignación Presupuestal y su ejecución en tiempo real. Si forma parte de los Activos o Pasivos Financieros, estableciendo su relación con el respectivo anexo financiero a través del cual se aplicarán los parámetros de comportamientos de sus operaciones. Si sus movimientos requieren el manejo y control de saldos por Centros de Costo (o de Actividad), para organizar la información requerida dentro de la Organización Corporativa. Si sus saldos y movimientos deben ser registrados y actualizados a nivel de Tercero, es decir creando automáticamente un auxiliar para la cuenta a nivel del número de identificación (NIT, Cédula, etc.), para obtener los saldos y movimientos de cada uno.

ERP SAOINova se ha estructurado para cubrir los requerimientos de información tributaria establecidos por la Ley, de tal manera que todos los informes impresos o en medios magnéticos que deban ser entregados a las entidades de vigilancia y control del Estado, sean generados directamente por el sistema. Para cumplir este objetivo ERP SAOINova permite al usuario la creación en los parámetros de Anexos Tributarios y Conceptos Tributarios, de todos los requerimientos que debe proveer el Sistema para este fin. ERP SAOINova mantendrá a nivel de Anexo, Concepto y NIT, los movimientos históricos, permitiendo obtener en cualquier momento la información que se requiera en forma impresa o por consulta en pantalla. Asimismo, ERP SAOINova permite a través de parámetros configurar la información que deba ser suministrada a través de medios magnéticos.

Los Anexos Financieros tienen como objetivo primordial el registrar y controlar las operaciones de los Activos y Pasivos Financieros, comúnmente conocidos como Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Obligaciones Financieras, Inversiones, etc., agrupando las operaciones según sus características particulares relacionándolas directamente con las Cuentas del Plan Contable a través de las cuales se registran sus movimientos y se actualizan sus saldos. En términos generales ERP SAOINova permite a través de estos Anexos tener una apertura total respecto al manejo de las cuentas de Activo y Pasivo que requieran un control especial permitiéndole al usuario definir paramétricamente sus características. ERP SAOINova permite el registro y control de Anexos con operaciones en Moneda Nacional y/o Extranjera, uno o múltiples vencimientos, causación de intereses de capital con tasas fijas o variables anticipadas o vencidas, causación de intereses por mora y el posicionamiento de las operaciones en Moneda Extranjera a Moneda Nacional. Con base en las operaciones vigentes ERP SAOINova suministrará información general o selectiva, sobre el estado de situación de un determinado anexo o grupo de anexos, permitiendo hacer proyecciones de ingresos y pagos dentro de un período a nivel Año, Mes y Día.

En el Mantenimiento de Documentos se incorpora información de los asientos y movimientos contables registrados durante un período de tiempo. Para el registro de los diferentes movimientos se tiene establecido el manejo de clases de documentos a través de las cuales es posible controlar la información que se ingresa por medio de esta opción.

En el portafolio Financiero se encuentran varias opciones que permiten ejecutar procesos periódicos a partir de la información que se registre en el sistema, así como, de los datos registrados en los parámetros generales. Dentro de los procesos periódicos se encuentran: Ajustes por Diferencia en Cambio, Amortización de Diferidos, Generación de Intereses y Distribución de Costos por Centros de Actividad.

A través de la funcionalidad de causación, la empresa tiene la posibilidad de realizar la captura de los documentos donde se registran las operaciones comerciales efectuadas por la entidad, cuando ésta no dispone de los portafolios de inventarios, compras y comercial. La captura de esta información permite llevar el control de las operaciones efectuadas y la generación automática de los documentos donde se registran los asientos contables, evitando al máximo la manipulación de cuentas contables.

A través de la gestión de pagos se realiza el pago de las obligaciones contraídas por la empresa a favor de terceros de acuerdo con el anexo o anexos financieros que se hayan definido para controlar las operaciones comerciales con proveedores. Dentro de la gestión se le ofrece la posibilidad a la empresa de hacer sus pagos por cheques, o a través de medio electrónico actualizando siempre la información contable. Es importante anotar que dentro de la programación y confirmación de los pagos, se contempla el ajuste por diferencia en cambio para aquellas obligaciones que se han registrado en moneda extranjera.

Esta funcionalidad permite el registro de los pagos realizados por terceros a favor de la empresa de acuerdo con los conceptos de caja previamente establecidos. En estos conceptos se definen las partidas del comprobante de ingreso que registrarán las entradas de dinero, con lo cual se garantiza la actualización en línea de la información contable.

Esta funcionalidad permite realizar la conciliación automática y manual de la información de los extractos bancarios frente a los movimientos registrados en el sistema. Para la incorporación de los datos del extracto se cuenta con un manejo de archivos planos definidos por la compañía con el usuario designado.

ERP SAOINova provee las operaciones para registrar y mantener el Presupuesto a nivel Financiero realizando su ejecución con base en el registro de las transacciones Contables que lo afecten, suministrando la información que se requiera totalmente en Tiempo Real. El Sistema contempla funciones para Asignar, Adicionar o trasladar partidas presupuéstales a nivel de Cuenta, Sucursal Agencia, Centro de Actividad. La información que se requiera sobre Asignación o Ejecución Presupuestal se puede obtener en los mismos niveles de la estructura del plan de cuentas, para cualquier periodo contable.

Para el control del proceso de transacciones dentro de los períodos contables establecidos, ERP SAOINova permite la creación de cada ejercicio contable con sus respectivos periodos, controlando su estado (Abierto/Cerrado). El cierre de un periodo no requiere suspensión de las actividades de los usuarios, ya que este proceso consiste básicamente en cambiar el estado del periodo a cerrado, lo cual es totalmente transparente a las actividades que se estén realizando en el momento de ejecutar el cierre. De ser requerido ERP SAOINova permite la reapertura de uno o varios periodos con las mismas características del proceso de cierre, cambiando el estado del periodo a abierto. El sistema no permitirá el registro de documentos o transacciones para periodos que se encuentren cerrados.

ERP SAOINova dispone de una serie de opciones a través de las cuales es posible generar los estados financieros básicos y los informes requeridos por las entidades competentes a partir de los datos registrados en el sistema.

La solución permite el manejo de todas las transacciones contables de la compañía, en las diferentes normas internacionales con la posibilidad de manejar más de una norma contables, enfocada inicialmente a NIIF. Dado que el cambio fundamental existente entre las diferentes normas contables, se basa en una codificación contable en la que se establecen los asientos, se puede realizar la generación de los documentos desde el proceso de aprobación de documentos contables en la norma principal; con base en las reglas de negocio configuradas a nivel de agencia, clase de documento y cuenta, verifica si existe otra norma contable a aplicar y realiza el proceso de conversión dejando el nuevo documento generado en línea. Así mismo se podrá registrar manualmente los documentos, y administrar la información para ser generada luego en los Reportes de Balance, de Anexos, de Movimientos y Comparativos entre las diferentes normas.