Este Portafolio ha sido Desarrollado con la finalidad de Registrar y Controlar la información de cada empleado o funcionario, realizar las liquidaciones ordinarias y extraordinarias y mantener los datos históricos que faciliten la Gestión de las nóminas, su contabilización, su auditoría, las relaciones con las entidades vinculadas y la generación de las estadísticas requeridas.
Permite la incorporación de la información de los parámetros que utilizará el portafolio de nómina en sus diferentes transacciones o procesos. Con la definición de estos parámetros el sistema podrá comportarse de una manera determinada y ejecutar ciertos procesos en forma automática.
Dentro de la información que se debe ingresar como parámetro general se encuentran los conceptos de liquidación, jornadas, tipos de contratos, parámetros legales, cuentas por conceptos, entre otros.
Características Básicas
- Control de Múltiples Jornadas (Quincena, Semana, Década, etc)
- Formulas Configurables para la liquidación de Conceptos
- Configuración de los conceptos de Pagos, Descuentos y Provisiones
- Configuración del Calendario de Procesos Ordinarios y Extraordinarios
- Registro de Novedades por Empleado y/o por Concepto
- Control de Cuotas Fijas de pago o descuento
- Liquidación de Pre-nómina
- Liquidación de Nómina definitiva
- Control de Vacaciones y Cesantías
- Liquidación de Primas Legales y Extralegales
- Pago de Intereses de Cesantías
- Traslados a Fondos de Cesantías
- Terminación Contrato de Trabajo
- Contabilización Automática
- Registro Histórico de Novedades y Liquidaciones
- Obtención de Información a cualquier periodo requerido
- Auditoría General
- Arquitectura de Datos abierta para obtener cualquier información histórica
En esta sección se permite la administración de los contratos laborales, dependiendo de los tipos de contrato aceptados por la legislación; se podrán administrar los registros, ingresando la información inherente a la contratación del mismo, como tipo de contrato, duración, cargo, salario, centro, jornada, forma de pago, entre otros. La información allí registrada sirve como base para la creación de la hoja de datos de los empleados. Igualmente en este funcionalidad se podrán realizar otras operaciones del contrato, como renovación, modificación, terminación, reenganche, entre otras. También se podrán registrar los aumentos por porcentaje o valor y/o retroactivos de salario.scription
A través de la función de completar datos de los empleados, se ingresa al sistema la información de Fondos de Pensiones, salud, Cesantías, el tipo de riesgo, así como la información de los dependientes y otras deducciones para la Retención en la Fuente; además se podrá registrar los aportes voluntarios AFC, o pensiones.
La función principal del Proceso de Cesantías es permitir consolidar la información de las cesantías e intereses que la empresa debe cancelar y la liquidación de los anticipos que los empleados puedan solicitar de acuerdo con la Ley. A partir de la consolidación y/o la liquidación podrán generarse los reportes donde se detalle el estado de la información.
Se realiza el registro y liquidación individual de las vacaciones a que tienen derecho los empleados. Igualmente, se tiene la información histórica y detallada de los periodos de vacaciones tomados por los empleados, tanto activos como inactivos, y a su vez, la maestra de las vacaciones acumuladas, que permite generar los informes de días pendientes que tiene cada empleado.
Por medio de esta función se crean las condiciones y conceptos utilizados por la empresa para registrar las cuotas fijas (descuentos o pagos) que se realizan a los empleados, junto con las condiciones de liquidación de estos, como valor, periodicidad, inicio del pago o descuento, tope máximo, fecha de finalización.
Dentro de esta función se lleva el registro y liquidación de las novedades generadas a partir de las licencias e incapacidades de los empleados; para el caso de las incapacidades se contempla el registro de las prórrogas correspondientes. La información que se incorpore en esta funcionalidad se tendrá en cuenta al momento de liquidar y contabilizar la nómina, así como, en la autoliquidación de los aportes.
En el mantenimiento de calendarios se definen los períodos que se liquidarán y las fechas de inicio y finalización de cada uno de estos períodos. Para cada calendario debe asociarse los conceptos que el sistema tendrá en cuenta en la liquidación.
En el registro de novedades se incorporan al sistema la información de las novedades generadas en el período para los diferentes empleados tales como horas extras, recargos nocturnos, y demás conceptos que pueda manejar la empresa. Para la inclusión de las novedades dentro de la liquidación de cada nómina, el sistema tendrá en cuenta la fecha en la cual se registra la novedad y la fecha corte establecida para este proceso.
En el proceso de liquidación se realiza la preliquidación y liquidación definitiva de las diferentes nóminas de acuerdo con la información que se ha registrado como novedades en el período a liquidar.
Así mismo, dentro de este proceso, se realiza la liquidación de los calendarios especiales como las Provisiones, Terminación de Contrato, Cesantías e Intereses, Prima Legal, vacaciones, entre otros.
A partir de la información generada por la liquidación, el sistema permite crean los volantes de pago, así como los reportes e informes para el análisis de las áreas interesadas.
Permite generar los informes de pago de nómina de acuerdo con el calendario y jornada liquidados, así mismo, se genera el medio magnético para subir al banco que realizará la dispersión de fondos a los empleados.
Se configuran las cuentas contables para cada concepto de liquidación, a fin de ejecutar el proceso que permite realizar la actualización contable después de la liquidación definitiva de la nómina. El sistema permitirá revisar el asiento contable antes de generar lo de manera definitiva.
Dentro de esta función se genera la autoliquidación de los aportes que la empresa está obligada a realizar. Además de la generación de la información, el sistema permite crear el archivo en medio magnético con los datos de la planilla unificada, de acuerdo con la estructura vigente, la cual debe ser subida a los operadores de información.
Permite relacionar los tipos de ingresos que se han definido para el certificado de ingresos y retenciones con los conceptos de liquidación. Luego, cada año (o cundo requiera) el empleador podrá emitir a sus trabajadores el Certificado que contiene la relación detallada de los pagos realizados por todos los conceptos laborales, el monto de las cotizaciones a la seguridad social y el valor retenido en la fuente.
Reportes dinámicos en Excel; Se podrá configurar informes de acuerdo con las necesidades de análisis el cual permite definir las columnas a reportar, así como la fuente de información de los mismos.
Permite generar el requerimiento de información solicitado por la unidad de Gestión pensional y de parafiscales (UGPP), donde el usuario podrá configurar el reporte con sus conceptos y generar la información de nómina salarios mes a mes y año, la información será impresa en el formato definido por la entidad, donde se podrá observar los datos del empleado, los pagos que hacen parte del IBC, no IBC, novedad y vacaciones, en cada una de las celdas se generara todos los conceptos que hacen parte de cada novedad.
Igualmente, se podrá generar el informe para la Dian, que debe ser entregado anualmente para información Exógena, de acuerdo con el formato 2276.