Uno de los elementos más importantes en la industria de la construcción es el presupuesto. Éste será la base para medir el éxito del proyecto, ya que permite analizar su desempeño desde el punto de vista financiero.
En la industria de la construcción, es difícil estar 100% preparado para cualquier eventualidad. Ya sea por variaciones en las condiciones del terreno, modificaciones al proyecto, o por alzas en los precios de materiales, la única constante en la realización de un proyecto es el cambio.
A pesar de esto, es posible crear un presupuesto que tome en cuenta estas situaciones. Un presupuesto elaborado correctamente nos servirá para prepararnos contra retrasos en tiempo, cambios al proyecto, problemáticas durante la construcción y otros costos imprevisibles.
Las claves para un presupuesto preciso
En este ambiente en el que la única constante es el cambio, la clave para la precisión de un presupuesto está en entender que éste es un documento vivo, que irá creciendo y evolucionando a medida que se avanza en el proyecto.
El equipo del proyecto deberá analizar las causas por las que el presupuesto se mueve, e integrarlas de forma eficiente en la planeación. Asimismo, es importante tener una visión clara y factible por parte del cliente, reflejando todos los aspectos financieros del proyecto desde las fases iniciales de desarrollo.
La elaboración de un presupuesto certero y preciso requiere de un esfuerzo colaborativo, el cual se lleva a cabo desde la etapa de planeación y hasta el cierre de la obra. Se deben tomar en cuenta los cuatro elementos principales de un presupuesto:
- Hard Cost: costos de la construcción física, como cimentación, estructura, instalaciones y acabados.
- Soft Cost: costos administrativos, honorarios, seguros, trámites y permisos.
- Costos de Tierra: costo de adquisición, impuestos, honorarios legales y otros gastos asociados a la tierra.
- Contingencias: una porción del presupuesto que se reserva para imprevistos, cambios por parte del cliente, alzas en precios, variaciones en el tipo de cambio y otras situaciones inesperadas. Generalmente equivale desde un 5% hasta un 15% del costo del proyecto, dependiendo del nivel de certidumbre con el que se cuente.
Fases de elaboración de un presupuesto
El proceso de elaboración de un presupuesto se divide en cinco fases:
Análisis e investigación
En esta primera etapa deberá definirse el equipo interno que estará a cargo de la elaboración del presupuesto. Éste deberá identificar los requerimientos del cliente y del proyecto, evaluar la información existente, e identificar los recursos y limitantes del proyecto. En esta etapa se recomienda realizar un estimado de costos, acompañado de un programa de tiempo del proyecto.
Documentación del proyecto
Apoyados por consultores externos, el equipo interno deberá determinar el alcance potencial del proyecto. En conjunto, se deberá crear una lista de todos los materiales y trabajos que serán necesarios para llevar a cabo el proyecto. En esta etapa comienza el proceso de concurso de contratistas generales.
Análisis de diseño y pre-construcción
Durante esta etapa se debe asegurar la aprobación del diseño final por parte del cliente. El equipo deberá analizar los procesos constructivos para identificar problemas potenciales y tomar medidas de prevención. El objetivo de esta etapa es maximizar la calidad del proyecto en todos los aspectos: utilidades, terminación en tiempo, calidad, seguridad y experiencia del usuario.
Construcción
En esta fase, de mayor longitud, será importante que el equipo monitoree de cerca la construcción. Es imprescindible llevar un control detallado de los cambios en obra, ya sea por solicitud del cliente o por condiciones inesperadas en la construcción. Las estimaciones de avance deberán realizarse de forma constante, para que el equipo cuente con información actualizada y certera para la toma de decisiones.
Cierre
Realizar un proceso de cierre presupuestal permitirá contar con información invaluable para la planeación de los siguientes proyectos. El equipo deberá identificar las estrategias con las que se logró el éxito, así como las áreas de oportunidad para futuros proyectos.
Al tomar en cuenta las claves principales, y seguir correctamente el proceso aquí mencionado, es posible crear presupuestos que lleven un proyecto a concluir con éxito, tanto en el aspecto financiero como en calidad, tiempos y recursos.